اهم وظایف اداره برنامهریزی و نظارت
برنامهریزی اولین و مهمترین فعالیت لازم برای دستیابی به نتایج مثبت و مطلوب می‌باشد. فرآیند تفکر خلاقانه کارآمد از جمله اهداف برنامهریزی است که میتواند بلند مدت، میان مدت و یا کوتاه مدت باشد. از اساسی‌ترین اقدامات این حوزه برنامهریزی دقیق و متناسب با ساختار موزه‌ها، در راستای پیش‌برد اهداف و سیاست‌های کلان وزارت میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری می‌باشد.
نظارت فرایند پیگیری نتایج حاصله از برنامه‌های از قبل انجام شده یا برنامه‌های جدید برای آینده موزه‌ها است. نظارت همچنین، چگونگی اجرای برنامه‌های ارائه شده را بررسی کرده و همچنین لزوم طرح‌ها، نگرش‌ها و رویکردهای جدیدتر را آشکار می‌سازد.
از مهمترین وظایف اداره نظارت و برنامهریزی می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
مطالعه، بررسی و اصلاح طرح‌های محتوایی موزه‌های کشور
لازمه ایجاد و راه اندازی هر موزه، وجود ساختار و شاکله‌ای منسجم با هویتی مستقل است که بتواند رسالت ذاتی موزه را به نحو احسن به انجام رساند. لذا قبل از هر اقدامی می‌بایست طرح محتوایی و سناریو موزه تهیه و تدوین شود. عدم بهره‌گیری از سناریو به مثابه نداشتن برنامه و نقشه راه در راه اندازی موزه است. مفهوم سناریو در موزه عبارت است از یک سند ترکیبی که طراحی، بازپروری، چیدمان و نمایش آثار را مبتنی بر محتوا و مفهوم آموزشی ممکن می‌سازد. می‌توان گفت که سناریو طرح مکتوب پیش ساخته‌ای است برای نمایش و معرفی آثار. سناریو می‌بایست قابلیت نظارت، اصلاح و انطباق با روند اجرایی طرح محتوایی را داشته باشد. از آنجایی‌که یکی از شرح وظایف اداره نظارت و برنامهریزی اداره کل موزه‌ها، صدور مجوز تاسیس موزه‌ها است لذا طرح محتوایی موزه‌ها پس از ارسال، مورد بررسی، بازنگری، اصلاح و در نهایت تایید قرار می‌گیرد.
ارزیابی عمکرد موزه‌ها بر اساس شاخصهای اختصاصی
ارزیابی عملکرد در موزه‌ها، فرایند تبیین کیفیت اثر بخشی و کارایی اقدامات انجام شده در موزه‌ها است.
عملکرد به دو جزء تقسیم می‌شود:
- کارایی: توصیف کننده چگونگی استفاده موزه از منابع برای تولید خدمات و محصولات فرهنگی است.
- اثر بخشی: توصیف کننده میزان دستیابی به اهداف کلان که منجر به ارتقاء سطح کمی و کیفی در موزه‌ها است و با توجه به میزان هم‌سو بودن فعالیت‌ها با هدف‌های تعیین شده سنجیده می‌شود. بنابراین افزایش اثربخشی به این معناست که فعالیت‌های ما، بیش از گذشته با هدف‌هایمان هم‌سو شده است.
ارزیابی عملکرد موزه‌ها بر اساس شاخصهای اختصاصی: به طور کلی ارزیابی عملکرد حوزه‌های ستادی و ادارات کل استانی جهت پایش عملکرد سالانه و انجام برنامهریزی بهینه در راستای ارتقاء سطح کیفی موزه‌ها و اماکن فرهنگی- تاریخی، مخاطب شناسی و استفاده حداکثری از پتانسیل‌های فرهنگی در موزه‌ها بسیار حائز اهمیت می‌باشد. اداره کل موزه‌ها با تعیین شاخصهای اختصاصی عملکردی با محوریت ارتقاء سطح کیفی، حفاظت و مرمت، ساماندهی و مستند نگاری اشیاء فرهنگی- تاریخی و راه اندازی موزه‌ها ( وابسته، غیر وابسته، خصوصی و مشارکتی) به طور سالانه و با تعیین برش‌های استانی در جهت بکارگیری حداکثری پتانسیل‌های هر استان برای رسیدن به چشم‌انداز مصوب اقدام می‌نماید.
برنامهریزی به منظور برگزاری دوره‌های آموزشی تخصصی در حوزه موزه و موزه‌داری
آشنایی و شناخت روش‌های علمی و اصولی در خصوص موزه و موزه‌داری و انتقال آن به کارشناسان جهت ارتقاء و تعالی دانش پرسنل شاغل در حوزه موزه و موزه‌داری از جمله سیاستها و برنامه ریزی‌های کلان اداره کل موزه‌ها می‌باشد که به صورت پیوسته با هم اندیشی، رایزنی و برگزاری جلسات تخصصی، منتج به تهیه و تدوین سند آموزشی در این زمینه گردیده است.
برنامهریزی جهت برگزاری نشست‌ها، همایش‌های تخصصی و. . مرتبط با موزه‌ها
برگزاری نشست‌ها، سمینارها و همایش‌های تخصصی در موزه‌ها با هدف تبادل اطلاعات، بهبود و بالابردن دانش و شایستگی کارکنان و علاقمندان در حوزه موزه و موزه‌داری در سطح کشور و جهت کمک به کارشناسان و مدیران موزه‌ها برای گسترش خلاقیت موزه‌ای و ارتقاء سطح آن‌ها می‌باشد.
تهیه تقویم رویدادهای فرهنگی موزه‌ها
امروزه برنامهریزی و اجرای رویدادهای فرهنگی، مهمترین نقش را در معرفی موزه‌ها و اماکن فرهنگی تاریخی کشور ایفا می‌نماید. همچنین ضرورت احصاء و تدوین یک تقویم فرهنگی جامع میتواند ظرفیت‌‌های کشورمان را در حوزه میراث فرهنگی به نمایش بگذارد. این موضوع باعث پویایی و فعالیت موثر فرهنگی در امر بازدید و جذب بیشتر مخاطب می‌گردد. چرا که بازدید کننده‌ای که به قصد کشف مناسبت از پیش برنامهریزی شده در موزه به آنجا وارد می‌شود علاوه بر آشنایی با تقویم فرهنگی کشور، با آثار به نمایش گذاشته شده مرتبط با چنین رویداد‌هایی آشنا می‌شود.
بازنشر مجله موزه‌ها
فصلنامه موزه‌ها با هدف توسعه پژوهش‌های تخصصی در انواع حوزه‌های مرتبط با موزه‌ها و مبتنی بر شیوه‌های دقیق علمی و پژوهشی، راهبردهای زیر را پیگیری می‌نماید. این فصلنامه مرجعی جهت توسعه پژوهش در حوزه موزه و موزه‌داری است.
-انتشار آخرین نتایج و یافته‌های جدید پژوهشی در زمینه موزه و موزه‌داری
- ارتقاء سطح دانش و آگاهی کارشناسان شاغل در حوزه موزه و موزه‌داری
- آسیب شناسی وضعیت موجود موزه‌ها و موزه‌داری در کشور در راستای ارتقاء سطح کیفی موزه‌ها و بهره‌گیری از راهکارهای اجرایی مبتنی بر روش‌های علمی
- ایجاد مشارکت و همکاری لازم میان جامعه متخصصین و نهادهای اجرایی مرتبط با موزه و موزه‌داری
- تقویت نقش پژوهشی نهاد موزه، به عنوان یکی از شاخصهای کلیدی جهت ارزیابی عملکرد موزه‌های کشور
- همسویی با جامعه جهانی موزه‌داری و ارتقاء خدمات ارائه شده در موزه‌های سطح کشور
-رسمیت بخشی به مرجعیت معاونت میراث فرهنگی و اداره کل موزه‌ها در موضوعات تخصصی مرتبط با موزه و موزه‌داری
- جهت‌بخشی به جریان پژوهشی در حیطه موزه‌ها در راستای تحقق اهداف عالیه وزارت میراث فرهنگی، گردشگری و صنایع دستی
همکاری در راه اندازی پروژه فروش بلیت الکترونیک موزه‌ها و اماکن فرهنگی تاریخی
وزارت میراث فرهنگی، گردشگری و صنایع دستی کشور جهت دستیابی به اطلاعات دقیق و برخط در مجموعه‌های تحت پوشش خود و بهبود ارایه خدمات به مردم با حداکثر نظم و دقت و همچنین کاهش هزینه‌ها بر پایه سیاست‌های مهم وزارتخانه با موضوع افزایش درآمدها و رفع نیازهای مخاطب، اقدام به اجرای پروژه بزرگ فروش بلیت به صورت الکترونیک از طریق ایجاد درگاه اینترنتی به آدرس www. tafrihati. comو نصب سامانه‌های الکترونیکی فروش با قابلیت پرینت بلیت بارکددار در محل موزه‌ها و اماکن فرهنگی، تاریخی تحت پوشش خود نمودکه بخشی از اهداف و مزایای این طرح شامل:
- حذف هزینه چاپ بلیت و صرفه‌جویی در مصرف کاغذ
- امکان دریافت برخط آمار بازدیدکنندگان از موزه‌ها و اماکن فرهنگی- تاریخی تحت پوشش وزارتخانه در بازه زمانی مشخص
- سرعت‌بخشی به فرایند جمع‌آوری درآمد حاصل از فروش بلیت
- جلوگیری از سوء‌استفاده‌های احتمالی مالی و جعل بلیت
- جلوگیری از بازگشت بلیت‌های استفاده شده به باجه فروش
- استفاده از تبلیغات در پشت بلیت جهت درآمدزایی بیشتر وزارتخانه (اسپانسر)
- کاهش نیروهای به کار گرفته شده در قسمت فروش بلیت
- عدم نیاز به خرید بلیت به ازای هر بار بازدید به منظور جلوگیری از اتلاف وقت
- ایجاد و زمینه سازی فرهنگ استفاده از کارت‌های هوشمند در ارایه خدمات شهری و سرویس دهی و. .
به این منظور وزارتخانه متبوع، طی پیگیری و برگزاری نشست‌های مستمر با کارشناسان محترم اداره کل موزه‌ها، مرکز فناوری اطلاعات نسبت به راه اندازی سیستم فروش الکترونیکی بلیت به تعداد 261 مجموعه تحت پوشش وزارتخانه مجهز به این پروژه می‌باشد.
طراحی و به روز رسانی سایت اداره کل موزه‌ها
امروزه سرعت پیشرفت تکنولوژی در دنیا بسیار افزایش یافته و زندگی افراد روز به روز بیشتر از قبل به تکنولوژی وابسته می‌باشد. وب‌سایت، مناسب‌ترین و مفیدترین بستر برای افزایش سطح آگاهی، معرفی و اطلاع رسانی در فضای مجازی می‌باشد. فضای مجازی گستره وسیعتر و کارایی افزونتری در امر معرفی دارد. در همین راستا وب‌سایت اداره کل موزه‌ها با هدف ایفای نقش در خصوص برقراری ارتباط بیشتر با مخاطبین حوزه موزه و موزه‌داری، اطلاع رسانی و معرفی شرح وظایف، رویدادها، اخبار، اقدامات و عملکرد مرتبط ایجاد گردیده است. پس از به روز رسانی نسخه قبلی وب‌سایت اداره کل موزه‌ها، بخشی تحت عنوانموزه‌های کشور ایجاد شده است که اطلاعات مورد نیاز در خصوص طبقه‌بندی موزه‌ها، معرفی اشیاء و آثار فرهنگی، نحوه دسترسی و بهره‌مندی امکانات موجود و. . را به مخاطبین ارائه می‌دهد.
جمع آوری، تجزیه و تحلیل آمار بازدیدکنندگان از موزه‌ها در چارچوب نظام آماری و تهیه گزارش‌های لازم
امروزه صنعت گردشگری به عنوان یکی از درآمدزا ترین و مهمترین بخش‌های اقتصاد کشورها مورد توجه جدی قرار گرفته است. در بین انواع جاذبه‌های گردشگری، موزه‌ها و اماکن فرهنگی تاریخی نقش اساسی در جذب گردشگر و رونق این صنعت ایفا می‌نمایند. موزه‌ها جدای از نقش ذاتی خود، همچون آموزش، توسعه فرهنگی، بالا بردن سطح آگاهی‌های عمومی، تعمق بخشیدن به هویت ملی، استحکام بخشیدن به وحدت ملی، ایجاد امید، گسترش توسعه پایدار و. . قطعا در حوزه اقتصاد می‌توانند بسیار تاثیر گذار باشند و این امر محقق نمی‌گردد مگر با جذب بیشتر مخاطب و افزایش آمار بازدید از موزه‌ها. تجزیه و تحلیل آمار بازدید داخلی و خارجی میتواند نقاط قوت و ضعف موزه‌ها را بیان کند. رفع نواقص و کاستی‌ها در موزه‌ها، رونق و افزایش بازدید و برنامه‌ریزی‌های فرهنگی متناسب با گروه هدف، نتایج حاصل از بررسی‌های آماری موزه‌ها و ارتباط مستقیم موضوعات فوق با یکدیگر است.
تهیه و تدوین بخشنامه‌ها، آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌ها
با توجه به اینکه بخشی از وظایف اداره کل موزه‌ها تهیه و تدوین چارچوب، دستورالعمل و بخشنامههای مورد نیاز جهت ارتقاء سطح کمی و کیفی موزه‌ها و ضابطه مند نمودن موزه‌های کشور و. . است، این اداره‌کل نسبت به تهیه و تدوین دستورالعمل‌ها و ضوابط مرتبط با موزه‌ها به شرح زیر اقدام نموده است:
- -دستورالعمل اجرایی اعطای پروانه موزه‌های خصوصی
- -دستورالعمل راهنمای ایجاد و راه اندازی موزه‌های بسته
- -دستور العمل نگهداری و نظافت عمومی موزه‌ها